المستندات المالية
‌أ-يحدد ببيان يصدر عن المدير العام للمعهد نماذج مستندات الصرف ومستندات القبض ومستندات التسوية ومستندات الإدخال المخزني والاخراج المخزني التي يجب ان يستخدمها المعهد لتوثيق جميع تصرفاته المالية.
‌ب- يجب أن يكون لكل مجموعة من المستندات المذكورة في الفقرة (أ) من هذه المادة أرقام متسلسة خاصة بها مع رمز يشير إلى نوعيتها... ويحدد بالبيان المذكور في الفقرة (أ) عدد نسخ كل نوع من أنواع المستندات ولونه ومجال استعمال كل نسخة منه.
ج- تودع دفاتر المستندات المذكورة في الفقرة (أ) بعد طبعها بحيازة موظف يسميه المدير العام للمعهد على أن لا يكون من المسؤولين عن استعمال أي من هذه المستندات.
د‌-على الموظف المكلف بحفظ دفاتر المستندات الرسمية، تسجيلها في سجل مراقبة المستندات موثقة بقائمة التجهيز من المطبعة وعلى أساس تخصيص صفحة أو أكثر من السجل لكل نوع من انواع المستندات المذكورة في الفقرة (أ).
هـ- تسلم الدفاتر غير المستعملة من المستندات إلى الموظف المخول بأستعمالها بمعدل دفتر واحد أو اثنين (كحد أعلى) من كل نوع وبصورة متسلسلة...بعد تأشير ذلك في سجل مراقبة المستندات وتوقيع الموظف اعترافاً بالتسلم على السجل مع تثبيت تاريخ الاستلام.
و- تعاد دفاتر كل نوع من أنواع المستندات بعد استعمالها إلى الموظف المكلف بحفظها بموجب الفقرة (ج) ويؤشر في السجل تاريخ إعادتها والفترة الزمنية التي استعملت خلالها.
ز- في حالة تغيير الموظف المسؤول عن حفظ المستندات بصورة دائمة او مؤقتة يسلم السجل مع الدفاتر المستعملة وغير المستعملة إلى خلفه بموجب وثيقة تحريرية تنظم لهذا الغرض وتحفظ نسخة منها لدى المسؤول المالي الأول في المنظمة.

2- الصندوق
أ‌-تناط بأمر تحريري يصدره مدير عام المعهد مسؤولية الرقابة على الموجود النقدي لصندوق المعهد لغير الشخص المسؤول عن الصندوق.
ب‌-لا يجوز أن يحتفظ المعهد في صندوقه بموجود نقدي يزيد عن المبلغ الذي يحدده المدير العام في بداية كل سنة لاستخدامه في تسديد التزامات المعهد ذات الصفة الطارئة.
ج‌-على الشخص المسؤول عن الصندوق ايداع الموجود النقدي في حساب المعهد لدى البنك يومياً أو كلما تجاوز الرصيد حدود كفالته كحد أعلى، وعلى اية حال لا يصح بقاء رصيد نقدي في الصندوق في آخر يوم من السنة المالية، وبعكسه يجب بيان السبب في التقرير السنوي عن حسابات المعهد.
د‌-على الشخص المسؤول عن الرقابة على الصندوق تدقيق حركة الصندوق من واقع حركة مستندات القبض والدفع وقسائم الايداع في البنك وجرد الموجود النقدي في الصندوق إن وجد.



3- الحسابات الجارية
أ‌-تدفع جميع المبالغ التي يتوجب على المعهد دفعها بشيكات مسحوبة على حساباته الجارية لدى البنوك.
ب‌-توقع الشيكات وأوامر الدفع من قبل المدير العام للمعهد توقيع أول، والمسؤول المالي الأول في المعهد توقيع ثاني أو من يخولهم مجلس الأمناء بالتوقيع.
ج‌-استثناء من أحكام الفقرة (أ) يجوز الصرف نقداً من الصندوق بموجب مستندات دفع نقدية توقع وفق الاسس المبينة في الفقرة (ب).
د‌-يصدر المدير العام أمراً تحريرياً ينيط بموجبه مسؤولية الرقابة على حركة الحساب الجاري مع البنك (أو مع البنوك في حالة تعدد الحسابات الجارية) لموظف غير مخول بالسحب والايداع في البنك.
هـ- على الموظف المذكور في الفقرة (د) ما يلي:
1-تدقيق الشيكات الصادرة عن المعهد والتثبت من مطابقتها للمستندات التي صدرت بموجبها.
2-متابعة الحصول على كشف الحساب الجاري (أو الحسابات الجارية) مع البنك – أو –البنوك -.
3-تدقيق كشف الحساب الجاري مع البنك مع حركة حساب البنك في سجلات المعهد بما في ذلك التثبت من كون جميع المبالغ الخارجة من الصندوق قد أودعت بالبنك.
4-تقديم تقرير إلى مدير عام المعهد مباشرة يثبت فيه نتيجة مطابقة الحساب الجاري بين سجلات المعهد وكشف البنك بما في ذلك تثبيت أرقام ومبالغ الشيكات الموقوفة – الصادرة غير المسحوبة، حتى آخر تاريخ مثبت في كشف البنك.

4- ميزان المراجعة الشهري
على المسؤول المالي الأول في المعهد تقديم كشف شهري للمدير العام بالوضع النقدي للمعهد في فترة لا تتجاوز الأسبوع من انتهاء كل شهر يتضمن ما يلي:
‌أ-الموجود النقدي للمعهد في بداية الشهر المنتهي بكل عمله من العملات التي يتعامل بها وعلى أساس حقل لكل منها محللا كما يلي:
 رصيد صندوق
 ارصدة كل حساب من الحسابات الجارية
 ارصدة كل استثمار من الاستثمارات النقدية
‌ب- الموجود النقدي للمعهد في نهاية الشهر المنتهي بحقل موازي للحقل الأول محللا وفق نفس الأسس المبينة في الفقرة (أ) السابقة.
‌ج-فقرة مستقلة عن وضع الاستثمارات وعائداتها بما فيها معدلات الفائدة.
‌د-توقعات الوضع النقدي في ختام الشهر الجاري في ضوء المعطيات المتوفرة عن التزامات المعهد والموارد المتوقع تحصيلها.
هـ-على المسؤول المالي الأول في المعهد، تقديم تقارير خلال الشهر عن الوضع النقدي للمعهد واستثماراته إذا ما طرأ ما يستوجب ذلك أو بناء على طلب من المدير العام.


5- الرقابة الداخلية
‌أ-يسمي المدير العام ببيان مكتوب أحد موظفي المعهد ليكون مسؤولا عن مراقبة سلامة العقود والالتزامات التي يدخل فيها المعهد إضافة لوظيفته ويدعى بهذه الصفة مسؤول الرقابة الداخلية.
‌ب-يشترط في مسؤول الرقابة الداخلية أن لا يكون من المخولين صلاحية التعاقد والالتزام والصرف لحساب المعهد.
‌ج-تعرض جميع العقود قبل توقيعها وكذلك مستندات الصرف قبل تنفيذها على مسؤول الرقابة الداخلية... الذي عليه التأكد من سلامة المستند والتوقيع عليه بما يفيد ذلك. ليكون مهيئاً للتنفيذ وله أن يستعين بالمسؤول القانوني أو أي من مديري الأقسام في المعهد بالنسبة للبنود القانونية أو غيرها كل في حدود اختصاصه.
‌د-على المسؤول المالي الأول في المعهد إعداد ميزان المراجعة الشهري للتصرفات المالية للمعهد مرفقاً به الكشف التفصيلي وتقديمه إلى المدير العام في موعد لا يتجاوز الأسبوع الثالث من كل شهر مرفقاً به تقرير يثبت فيه الملاحظات الأساسية عن مراحل تنفيذ الموازنة والموقف من ديون المعهد بذمة الغير بما فيها مراحل تحصيل الموارد معززا برأي مسؤول الرقابة الداخلية.

6- الموجودات الثابتة
أ‌-تناط بإدارة الشؤون الإدارية والمالية مسؤولية مسك سجل لجميع الموجودات الثابتة التي بحوزة المعهد، وعلى الإدارة المذكورة تسمية الموظف الذي تناط به مسؤولية مسك هذا السجل.
ب‌- تعد إدارة الشؤون الإدارية والمالية للمعهد نظام ترميز خاص للموجودات الثابتة حسب اصنافها المعتمدة.
ج‌-ينظم سجل الموجودات الثابتة وفق الاسس الآتية:
1-سجل عام تسجل فيه الموجودات التي بحيازة المعهد أو التي تشترى لاحقاً حسب نوعها ..وسعرها وعددها مع تاريخ الشراء ورقم المستند الذي تم بموجبه الشراء ومستند الإدخال المخزني والمستند المعتمد لتسجيل الموجودات في السجل.
2-سجل فرعي يبوب حسب اصناف الموجودات وفق الترميز المشار إليه في الفقرة (ب) من هذه المادة، تسجل فيه أعداد الموجودات لكل صنف حسب أسعارها وتاريخ شرائها ومستند الإدخال المخزني مرحلة عن السجل العام المشار إليه في الفقرة (1).
3-سجل فرعي ثاني منظم على أساس الوحدات العاملة في المعهد تسجل فيه الموجودات الثابتة التي بحيازة كل وحدة بأعدادها لكل نوع مرحلة من السجل الفرعي المشار إليه في الفقرة (2).
4-تنظم قائمة بالموجودات الثابتة التي بحيازة كل وحدة منقولة عن السجل المشار إليه في الفقرة (3) وتسلم إلى مسؤول الوحدة لقاء توقيع على السجل. ويجري تعديل محتوياتها في ضوء ما قد يضاف من موجودات أو يسحب منها... ولقاء توقيع مشترك من مسؤول الوحدة والموظف المسؤول عن مسك سجل الموجودات.





5-تكون حيازة الموجودات الثابتة من مسؤولية رئيس كل قسم أو من ينسبه من العاملين معه.. بالنسبة للموجودات المسلمة إلى قسمه. ويكون للموظف المسؤول عن مسك سجل الموجودات الثابتة المسؤولية الإشرافية والمتابعة، عدا تلك الموجودة في المستودع فتكون المسؤولية الحيازية بشأنها لامين المستودع.
6-يكون في كل سجل من السجلات المشار إليها في الفقرات 1و2و3 من هذا البند حقل خاص بالجانب الدائن يسجل فيه الموجودات التي شطبت من السجل وفق نفس الأسس والبيانات المطلوبة في عملية الإدخال المخزني موثقة بمستند الاخراج المخزني.

للأمانة منقووووووول